Status og mangler

Status for KYC-sag og status for ændrede KYC-sager giver tre ting, I kan bygge på:

• status — hvor sagen er i Auditplys forløb
• missing_inputs — hvad der konkret mangler, og hos hvem
• assessment — risikovurderingen, når sagen er afsluttet

Status

Auditply eksponerer sine egne statusværdier. Oversæt dem til jeres egne stadier i jeres system.

status	Betydning	Typisk stadie hos jer
DRAFT	Sagen er oprettet, men revisoren har ikke åbnet identifikationen endnu. Revisoren kan godt være i gang med kundemødet	Oprettet
IN_PROGRESS	Revisoren arbejder på identifikationen; materiale kan stadig leveres	Afventer input
PENDING_DOCUMENTS	Reserveret: revisoren venter på dokumenter. Bruges ikke i dag	Afventer input
PENDING_REVIEW	Sagen er sendt til review	Afventer vurdering
REVIEWED	Reserveret: sagen er gennemgået. Bruges ikke i dag	Vurderet
COMPLETED	Sagen er afsluttet med en risikovurdering	Vurderet
ARCHIVED	Sagen er arkiveret	Lukket

Er deactivated_at sat, har revisoren afsluttet kundeforholdet. Vis sagen som lukket, uanset status.

Personer og dokumenter kan kun leveres, mens sagen er DRAFT, IN_PROGRESS eller PENDING_DOCUMENTS. I de andre tilstande giver en skrivning CASE_NOT_EDITABLE. Et kald, der ikke ændrer noget (samme fil, samme PEP-svar), lykkes dog altid.

missing_inputs beregnes for alle sager, også afsluttede. Lav kun opgaver til kunden ud fra dem, mens sagen kan modtage materiale.

:::note Deaktiverede sager Når et kundeforhold afsluttes, deaktiverer revisoren den afsluttede sag. Den står stadig som COMPLETED, men deactivated_at er sat, og sagen kan ikke længere ændres. cvr:- og ref:-nøglerne finder den stadig, så længe kunden ikke har en sag, der ikke er deaktiveret. Kalder I opret eller opdatér KYC-sag for kunden, starter I et nyt forløb med en ny sag — gør det kun, når kundeforholdet faktisk genoptages. :::

Brug missing_inputs til at afgøre, om I venter på kunden eller på revisoren — ikke status alene. En sag kan være IN_PROGRESS med en tom liste over det, I skal levere, fordi resten ligger hos revisoren.

Der er ingen status for "kunden afvist". En revurdering oprettes altid i Auditply og bliver en ny sag; cvr:- og ref:-nøglerne peger automatisk på den nye.

Manglende input

Hver post i missing_inputs har en code og efter behov:

Felt	Indhold
person_id, person_external_reference	Personen, manglen gælder
document_kind	Dokumenttypen, fx passport eller articles
detail	Uddybning ved auditor_action_required

Sagens liste rummer både sagens og personernes mangler. Hver person i persons har desuden sin egen liste med kun dens mangler. Mangler intet, er listen tom.

Koder

Kode	Betydning	Hvem handler	Sådan
kyc_responsible_missing	Ingen KYC-ansvarlig på sagen	I	Skift KYC-ansvarlig
beneficial_owner_missing	Ingen reel ejer (eller personkundens egen person) på sagen	I	Opret eller opdatér person
identity_document_missing	En krævet legitimation mangler; document_kind er typen	Med person_id: I. Uden person_id er typen ikke knyttet til en reel ejer, og revisoren uploader den selv	Legitimation på person
pep_declaration_missing	Personen mangler en PEP-erklæring	I	pep_declaration på Opret eller opdatér person
company_document_missing	Et krævet virksomhedsdokument mangler; document_kind er typen	I	Virksomhedsdokumenter. document_kind: other leveres med ref: og en beskrivelse, ikke kind:other
document_requirements_not_set	Revisoren har endnu ikke valgt, hvilke dokumenter sagen kræver	Revisoren	Vent. Indtil da kan der mangle dokumenter, som listen endnu ikke viser
auditor_action_required	Noget ligger hos revisoren; se detail	Revisoren	Vent

detail ved auditor_action_required:

detail	Betydning
meeting_not_completed	Kundemødet er ikke afsluttet
meeting_field_missing	Et felt i mødet mangler
identification_not_completed	Revisoren har ikke afsluttet identifikationen
cvr_report_missing	CVR-udskriften mangler på sagen
too_few_legitimation_types	Revisoren har valgt færre end to legitimationstyper

Ukendte koder

Listen over koder og detail-værdier kan blive udvidet. En kode, I ikke kender, må ikke ignoreres. Vis den som en generel "Auditply mangler noget" på sagen, indtil I understøtter den.

Fra mangel til opgave

Koderne er lavet, så de kan blive til opgaver uden at en rådgiver skal læse prosa:

• identity_document_missing med person_id og document_kind: health_card → bed personen om sit sundhedskort.
• pep_declaration_missing med person_id → bed personen om PEP-erklæringen.
• company_document_missing med document_kind: articles → bed virksomheden om vedtægterne.
• kyc_responsible_missing → en opgave til rådgiveren.

Brug person_external_reference til at finde personen i jeres system. Den er null, hvis personen er oprettet i Auditply uden jeres reference; så bruges person_id.

:::note Kendt begrænsning To personer med præcis samme navn på samme sag deler dokumenter, PEP-erklæring og mangler i Auditply. :::

Vurdering

assessment er null, indtil sagen er afsluttet. Derefter:

Felt	Indhold
risk_level	NONE, LIMITED, MODERATE, SIGNIFICANT eller HIGH
assessed_at	Hvornår sagen blev afsluttet
assessed_by	Revisoren, der godkendte
reassessment_due_at	Hvornår kunden skal revurderes

Revurderingsfristen følger Auditplys politik og regnes fra assessed_at:

risk_level	Revurdering
HIGH, SIGNIFICANT	1 år
MODERATE	3 år
LIMITED	5 år
NONE	Ingen dato

Brug reassessment_due_at direkte i stedet for at regne selv, så jeres system følger med, hvis politikken ændres.